Klauzula informacyjna Veibul Sp. z o.o. dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów w związku z zawieraniem umów
Data aktualizacji dokumentu: [np. 11 marca 2026 r.]
Stosownie do postanowień art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej „RODO”, informujemy, że:
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest Veibul Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu (60-189), ul. Bukowska 150, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000802159, NIP 9721303132, REGON 384283291 (dalej „Veibul”).
Z Veibul możesz się skontaktować w następujący sposób:
a) listownie: ul. Bukowska 150, 60-189 Poznań
b) przez e-mail: info@veibul.io
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z przepisów RODO można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail.
CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja wszelkich czynności związanych z nawiązaniem relacji gospodarczej, zawarciem oraz wykonaniem umowy, w tym w szczególności umów o świadczenie usług, umów współpracy, umów o zachowaniu poufności (NDA), porozumień, listów intencyjnych oraz innych umów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Veibul.
Przy realizacji wskazanego celu przetwarzane są dane osobowe:
a) kontrahentów będących osobami fizycznymi;
b) osób reprezentujących kontrahentów, w szczególności członków zarządu, prokurentów lub pełnomocników;
c) pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu lub odpowiedzialnych za realizację umowy.
PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, w zakresie danych osobowych kontrahenta będącego osobą fizyczną;
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz archiwizacyjnych;
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie danych osobowych odbywa się w ramach prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, takich jak prowadzenie działalności gospodarczej, utrzymywanie relacji biznesowych, zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego i organizacyjnego, marketing bezpośredni usług Administratora oraz dochodzenie i egzekucja roszczeń lub obrona przed roszczeniami.
KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH
Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje w szczególności:
imię i nazwisko, stanowisko służbowe lub pełnioną funkcję, nazwę firmy lub organizacji, adres miejsca pracy, numer telefonu służbowego, służbowy adres e-mail, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz inne dane przekazane przez podmiot, z którym zawierana jest umowa lub przekazane w związku z realizacją współpracy gospodarczej.
ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH
Przetwarzane dane osobowe uzyskane zostały:
a) w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi oraz osób reprezentujących kontrahentów – bezpośrednio od tych osób lub z ogólnodostępnych źródeł informacji, takich jak publiczne rejestry (np. KRS, CEIDG), strony internetowe lub inne publiczne źródła;
b) w przypadku pracowników lub współpracowników kontrahentów – bezpośrednio od tych osób, od kontrahenta lub z ogólnodostępnych źródeł informacji.
INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH OSOBOWYCH
W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Veibul, w szczególności podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingowe, księgowe, prawne, doradcze, audytorskie, kurierskie, pocztowe lub archiwizacyjne.
Każdorazowe udostępnienie danych osobowych odbywa się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO
Standardowo dane osobowe nie są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Veibul korzysta jednak z narzędzi informatycznych oraz usług chmurowych dostarczanych przez podmioty międzynarodowe, takich jak między innymi Google Workspace, Google Cloud Platform, Microsoft 365 lub inne narzędzia informatyczne wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej. W związku z tym może dojść do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie zgodnie z przepisami RODO oraz przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, w szczególności przez okres obowiązywania umowy lub współpracy gospodarczej.
Po zakończeniu współpracy dane mogą być przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji, a także przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
TWOJE PRAWA
Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Veibul, przysługuje prawo do:
żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych przepisami RODO.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych osobowych.
SKARGA DO PREZESA UODO
Osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH OSOBOWYCH
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub prowadzenia współpracy gospodarczej. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości zawarcia lub wykonania umowy.
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI
Administrator nie przetwarza danych osobowych w sposób polegający na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
OBOWIĄZEK PRZEKAZANIA INFORMACJI O KLAUZULI
Kontrahent przekazujący Administratorowi dane osobowe swoich pracowników lub współpracowników zobowiązany jest zapoznać te osoby z treścią niniejszej klauzuli informacyjnej.